更换外贸 CRM 前检查什么？数据迁移、权限与退出清单

迁移的是业务关系，不只是行数

一行公司名可能关联多个联系人、数封邮件、报价版本和样品反馈。即使导入后客户数量相同，附件指向、负责人或当前条件丢失，业务仍无法继续。不能把“成功导入 100 条”当作整笔迁移完成。

先列出必须继续处理的业务：当前报价、未完成样品、已承诺的下一步和待确认费用。历史资料也有价值，但应与正在发生的任务分开验收。迁移优先级由能否继续工作决定，而不只是数据类型是否容易导出。

购买新系统之前，先检查旧系统的导出

实际取得一份样本文件，检查字段、编码、日期、附件及其关联方式。界面写着“支持导出”，不代表包含你需要的所有记录；外部链接也不一定在订阅结束后仍可访问。

向原服务方确认可导出范围、账号权限、费用、停用后的访问安排和数据处理条款。本文提供业务检查方法，不替任何产品承诺保留期限，也不把某种合同条款当作所有系统的通用规则。

小样本应覆盖难例，而不只是干净记录

选取有多个联系人、中文和外文名称、重复公司、附件、历史版本和未完成待办的记录。先在受控环境或明确的测试范围导入，避免测试记录与正式业务混淆。使用真实资料时遵循企业的授权与访问安排。

建立字段映射表，写清公司与联系人如何对应、日期时区怎样处理、自定义字段放哪里、重复项如何决定保留。无法一一映射的内容单独列出，不默默丢弃，也不为了数量一致填入错误字段。

1. 列出关键任务与数据清单。
2. 导出样本并保留原始备份。
3. 定义字段、关联、时区和重复处理规则。
4. 导入样本，核对内容而不只核对行数。
5. 让业务员与权限负责人分别验收。
6. 记录无法迁移项和可接受的替代保留方式。

切换计划必须说明哪边是当前有效记录

并行使用阶段若两边同时自由修改，很容易出现新的版本分叉。为每类记录指定当前有效来源，明确新询盘进入哪里、谁补录过渡期间的变更，以及什么时候完成最终核对。

回退也要可操作：保留旧记录和样本对照，定义触发条件与负责人，例如关键附件无法读取或待办负责人错误。不要在尚未验收时删除旧资料或取消必要的访问。停止旧系统的时间应建立在实际交接完成上。

权限验收要换账号看，而不只是管理员看

管理员可以找到记录，不代表普通业务员能正确访问。用实际角色检查自己负责的客户、共享客户、受限资料和移交后的记录；同时检查是否出现不该看到的信息。客户归属和可见范围要分开核对。

人员离职或调整时，确认任务、客户和文件的接手关系，不只是关闭登录。跨企业或跨租户资料不能因为迁移而混入同一工作区。若测试发现权限范围不清，应先纠正再扩大数据导入。

评估 Reacho 时，把迁移范围单独写清

向演示人员提供需要保留的数据类型和少量脱敏样本，要求逐项确认当前支持范围、手工处理和外部保留方式。不要把 Reacho 或任何产品的客户导入能力理解为全量邮件、附件和历史单据一键迁移。

下载迁移清单，把数据类型、样本证据、负责人、未解决项和验收状态放在一起。迁移完成的标准是业务员可以依据正确资料继续工作，权限符合安排，仍未迁入的历史资料有清楚的保存与查找方式。

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